こんにちは、Sayakaです。
今日は秘書の身の回りの文具や小道具についてお話します。

秘書の仕事は多岐にわたるため、よくある文具以外にもあれば便利だなと言うグッズがいくつかあります。
今日は私が実際に机の中に忍ばせているものをいくつかご紹介します。

1. スケジュール帳とボールペン

スケジュールはパソコンで管理するのが常識ですが、パソコンが開けない状況もよくあります。
そのため、ノート形式のスケジュール帳もしくはノートを持っておくと便利です。
また、機密情報はノートに収めておくと、サーバーがダウンした時やハッキングも防げますね。

先輩方からのアドバイスで私が最も納得したのが、「手元に持っているスケジュール帳やボールペンなどはできるだけ質の良いものを持つこと」。

秘書は会社の中でも上役の方々と常日頃から接触することが多く、また、サポートしている上司の代理人でもあります。
そういった人間が100円のボールペンに、大学ノートではお仕事とのバランスが取れていないようにも見えます。
そして、もしも上役の方々にノートやペンをお貸しする時に残念な反応されるかもしれません。

ブランドにこだわる必要はないですが、手帳はダメージに強い革製の物が見た目にも綺麗です。
私はすこしおおきめのA5サイズを携帯しています。
ボールペンはそれに合う上質なものが見た目にも合うでしょう。
品質が良く人気なものはCROSS、パーカー、モンブラン　がおススメです。

2. 付箋紙、メモ紙

私はかなりの量の、付箋・メモ紙を持っています。(笑)
小さい物から大きな物、色とりどり蛍光色、たくさん取り揃えています。

メモ書きに使ったり、上司にお見せする資料や雑誌のページなどに貼り付けたり、忘れないよう目を引く必要があるものには所かまわずどんどん張ります。そして、不在の人への連絡事項はとにかくメモを張り付けて、行き違いが無いように注意します。

目まぐるしく大量のお仕事をさばいていく秘書さんは、自分にも他人にも目を留める必須アイテムです。

3. カラフルなペン

こちらも、色や種類が多ければ多いほど便利です。
必要事項にはアンダーラインを引いたり、太字のマーカーがあると、とっさに作成する貼り紙作りにも役立ちます。
私のペン立てはいつもペンでぎゅうぎゅうです。(笑)

4. クリアファイル

意外と便利なのがクリアファイルです。
上司に書類や資料をお渡しする時に、そのままバサっとお渡しするよりもファイルに挟んでお渡しすると綺麗です。他の書類に紛れても見つけやすいのも良いですね。

また、上司が外にお持ちになる資料も、テープ式かレール式のクリアファイルに冊子状にしてお渡しすると、見栄えもよくカバンの中でよれることもありません。

5. ジャケット、ヒール靴、小さめのバッグ

昨今はオフィスでスニーカーも普通になっていますが、正式なオフィスカジュアルではジャケットや低くてもヒール靴が必要になります。
そのため、もし可能であればオフィスやロッカーにジャケット1枚とヒール靴1足は置いておくと万全でしょう。

突然の上役の来訪や、フォーマルな会議はいつ発生するか分かりません。
その時に、カジュアルな着崩した服装とスニーカーを履いて対応だと、一気に冷や汗ですよね。（汗）

また、小さめのバッグもあれば、お使いを頼まれた時にもお相手の会社にも失礼のない装いで出かけられると思います。

6. 冠婚葬祭対応

冠婚葬祭は、突然起こる出来事です。
ご祝儀袋や、香典袋、数珠、毛筆筆も濃淡墨それぞれを常備し、上司にもネクタイや靴下などの準備もしておくといざと言う時に役立ちます。
外とのお付き合いが多い上司であれば、秘書さんが代理でお通夜などにも行くケースもあります。
そのため、ロッカーがあるなら礼服を置いておくとベストです。

7. 常備薬・絆創膏

私は個人的な分もあるのですが、汎用性のある頭痛薬や、風邪薬、胃腸薬、絆創膏を机の中に忍ばせています。
自分や上司以外でも、体調の悪い方に「もしもの時には薬があるよ」とお伝えするだけで、みんなの気持ちが落ち着きます。
また、初期対応にもお薬があると何かと安心です。

秘書仲間にはサプリメント、アミノ酸を持っている方も居ました。毎日フル回転の秘書業務ですから、栄養補給もお忘れなく。

8. 会社概要・商品のパンフレット

外からのお客様にも会社のことをすぐ提示できるように、会社概要や商品があれば商品パンフレットを常に最新版で持っておくと便利です。
来客時に上司にお渡しすると、上司の商談もスムーズに進みます。

9. ガイドブック

レストランや旅のガイドブックなどは、突然のお客様への情報提供に役立ちます。
ネットで調べるのもいいですが、本だとちょうどいい感じにまとまっています。
そのままアテンドとなった場合も誰でも持参できますし、来客が多い職場であればおススメです。

10. 電話一覧表

以下の情報をエクセルにまとめ、紙ベースでファイルしています。これはかなり使い勝手がいいので、オススメします。

咄嗟に連絡をしなくてはいけない時に、ネットで検索をするよりもリスト化してあったほうが時短ですよね。
さらに、長期休暇や異動で引継ぎをする必要が生じた時にもこのまま渡せて便利です。

11. 定規・メジャー

長めの定規、どこでも自由に計れるメジャーは意外と重宝します。
机の長さを測ったり、物を置く前に部屋の大きさを測ったり、書類の大きさやプレゼンの小道具・お洋服の丈を測るなど、思わぬものを測らなければいけない作業が日々の仕事には多いのです。(笑)

まとめ

いざと言う時の必需品をまとめてみましたが、いかがでしたでしょうか。
もちろん、お仕事の業種などによっては他にも色々あることでしょう。

私は、秘書のポジションは「いざと言う時のみんなの知恵袋」だと、日々感じています。
「まさか、こんなこと知ってる？こんなもの持ってる？」と言われても「はい、どうぞ。」とお答えしたり、お出しできると、「やっぱりいざと言う時にはSayakaさんに聞こう。」と皆さんに安心感を与えられると思います。

やりすぎは禁物ですが、もしも余裕があるならば日々グッズや知識をそろえて、上司や部内のサポートの守備範囲を広げてみてはいかがでしょうか？

Sayaka

営業職で培ったコミュニケーション力で、外資・日系の大手企業の秘書・アシスタント業務に従事してきました。現在は外国人上司の秘書兼グループアシスタントとして勤務中♪

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